Bild von einer virtuellen Fotobox für virtuelle Messen

Virtuelle Events – wie Unternehmen kreativ um die Ecke denken

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Eine Chance für neue digitale und innovative Veranstaltungen 

Es war ein Schock für uns alle, als von heute auf morgen das Lieblings-Café, der trendige Second-Hand Store nebenan oder das Kino um die Ecke dicht gemacht haben. Umso schlimmer war der Gedanke, dass niemand genau sagen konnte, wann dies wieder vorbei ist. Vom ausverkauften Toilettenpapier müssen wir gar nicht erst anfangen! Besonders das mulmige Gefühl verfolgt uns weiterhin. Insbesondere die Event-Branche hat es hart getroffen, die von einem Tag auf den anderen stillgelegt wurde. Doch einige Unternehmen haben sich den Lockdown zu Nutze gemacht. Das Homeoffice und die viele Freizeit boten einen großartigen Raum, um sich mit sich selbst, aber auch dem Unternehmen zu beschäftigen. Es wurden neue Ideen entwickelt die für diese Zeit, aber auch die Zukunft, wegweisend sind. Alle Veranstaltungen und Events fallen im realen Leben aus, also was bleibt übrig? Virtuelle und somit coronafreundliche Events sind die Lösung!

Doch warum sind virtuelle Events so wichtig für Unternehmen? Warum gerade jetzt? Virtuelle Veranstaltungen finden aus dem selben Grund wie persönlich Events statt. Auch bei virtuellen Events geht es darum Botschaften zu vermitteln, Leads und Umsätze zu fördern aber auch um Loyalität aufzubauen. Seit Jahren treffen Veranstalter die Wahl zwischen persönlichen, virtuellen und hybriden Veranstaltungen. Ganz klar, jede Veranstaltung hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Doch in dieser Zeit hat man keine andere Wahl. Das Event muss virtuell stattfinden. 

 

Was sind Virtuelle Events?

Ok, persönliche Events können nicht mehr so stattfinden wie man es kennt. Was bedeutet das jetzt genau und was sind virtuelle Events überhaupt? Es klingt zunächst einmal super spannend und innovativ! Der Unterschied zwischen einem persönlichen Event und einem virtuellen Event ist eigentlich ganz einfach: Bei einem virtuellen Event erlebt der Besucher die Veranstaltung online.

Auch die Anzahl von hybriden Events wächst stetig. Hybride Veranstaltungen sind reale Live-Events die durch digitale Technologien virtuell freigeschaltet werden. Somit haben auch externe Teilnehmer Zugang zu dem Event. Bei hybrid Events werden Technologien wie Live-Stream, mobile Applikationen oder Social Media Plattformen verwendet. Der Vorteil ist, dass die Veranstaltung eine Anzahl an physischen Teilnehmern zulässt. Das Prinzip kennst du schon und klingt gar nicht so fremd? Damit liegst du vollkommen richtig. Große Veranstaltungen wie Kongresse, Messen oder Festivals werden schon seit längerem per Live-Stream über digitale Kanäle wie zum Beispiel Social Media Plattformen übertragen. Also gar nicht mal so neu das ganze!

Klar ist, digitale Events benötigen die gleiche Sorgfalt und Aufmerksamkeit wie es bei persönlichen Veranstaltungen der Fall ist. Auch bei virtuellen Veranstaltungen muss für das Event effektiv geworben werden, Teilnehmer müssen unterhalten und einbezogen werden. Es müssen Highlights und unvergessene Momente geschaffen werden, um ein erfolgreiches virtuelles Event gewährleisten zu können. Kreativ sein und neue Ideen umsetzen ist hier die Devise. 

 

Frau sitzt vor ihrem Laptop

Virtuelle Events von zu Hause aus erleben

Die Vorteile eines virtuellen Events 

Das Event ist für jeden und überall auf der Welt zugänglich. Somit wird die Reichweite gesteigert. Teilnehmer können völlig ortsungebunden an einer Messe oder einem Event teilnehmen. Wie wichtig das Thema Ortsungebundenheit für Teilnehmer von Kongressen ist, beweisen die Ergebnisse der XING Events Studie „Kongresse und Konferenzen im Wandel – Wie digitale Innovationen die Branche verändern“.  Die Studie offenbart die bereits bestehenden Veränderungen in der Branche. Das Hauptkriterium von Teilnehmern ist ein ansprechendes Programm mit interessanten und relevanten Themen (97%) und nicht die Location. Na da kommt der digitale Wandel wie gerufen. 

Auch wenn virtuelle Events sehr aufwendig zu planen sind, entfallen typische Event-Kosten wie Catering, die Miete von der Location, Fahrtkosten und das Sicherheitspersonal.

Ein weiterer wirklich vorteilhafter Punkt ist die Nachhaltigkeit von virtuellen Events. Virtuelle Events tragen zur Nachhaltigkeit bei, durch die Einsparung der Reise-Emissionen der Teilnehmer. Außerdem bleiben virtuelle Events ewig bestehen. Durch das Speichern, Downloaden und Festhalten der wichtigsten Informationen in einer externen Datei wird gewährleistet, dass die Lebensdauer virtueller Events lange anhält.

 

Die Nachteile eines virtuellen Events

Nunja, wo Licht ist, da ist bekanntermaßen auch Schatten. Da sind auch virtuelle Events keine Ausnahmen. Virtuelle und persönliche Events sind nicht das gleiche und werden es auch niemals sein – da sind wir ganz ehrlich. Natürlich freuen wir uns alle wieder auf reale live Veranstaltungen. Wir freuen uns darauf, wieder gemeinsam mit Freunden auf das Sommerfestival zu gehen und gedankenlos, ohne Kummer und Sorgen zu tanzen. Wir freuen uns darauf wieder Messen zu besuchen um Kontakte zu knüpfen, neue innovative Produkte zu begutachten und das ein oder andere Eis for free abzustauben. 

Bei virtuellen Events ist ein sehr gut durchdachtes Marketing gefragt. Ohne effektive Werbung leidet die Zahl der Teilnehmer. Leider ist die Einbindung von Teilnehmern bei virtuellen Events schwieriger und erfordert deutlich mehr Kreativität. Es muss etwas exklusives geboten werden was einen gleich aus den Socken haut. Gar nicht mal so leicht!

Auch sollte man die ältere Generation nicht vergessen für die die Digitalisierung noch Neuland ist. Nicht jedermann benutzt tagtäglich sein Handy um WhatsApp Nachrichten zu senden oder im Internet zu surfen. Digitale Veranstaltungen sind eine echte Herausforderung für das ältere Publikum.

 

Virtuelle Events

Wir sind uns sicher, dass virtuelle Events nie wirklich auf Augenhöhe mit persönlichen Veranstaltungen stehen werden, wenn es um persönlicher Interaktion geht. Dennoch gibt es virtuelle und coronafreundliche Events, die einen erfolgreich Start vorgelegt haben und sich der Zeit angepasst haben. Kreativität und innovative Ideen haben zum Erfolg geführt. Von welchen virtuellen Events wir hier reden? Aufgepasst:

Virtuelle Konzerte 

Auch Konzerte fallen durch die Corona Pandemie aus. Da unzählige Künstler ihre Tour verschieben oder gar absagen mussten, wurde nach einer Alternative gesucht – und gefunden! Musiker bringen ihre abgesagten Konzerte via Streaming zu den Menschen nach Hause! Tolle Aktion! Wenn man schon nicht rausgehen und Konzerte besuchen kann, dann müssen die Konzerte eben zu einem nach Hause kommen. Warum sich nicht einfach mal bequem auf die Couch chillen und aus der ersten Reihe, hautnah seinen Lieblingskünstler zuhören.

Virtuelle Festivals & Roadshows 

Wer hätte es gedacht, auch die Festivalbranche leidet unter der aktuellen Situation. Dieses Jahr fallen wohl alle Festivals ins Wasser. Leider diesmal nicht Wetterbedingt. Doch so ganz ohne Festivals gehts eben auch nicht. Ganz nach dem Motto ‘bloß kein Sommer ohne Festivals’: Festivals gehen bei dem Trend mit und werden aufgrund der Corona-Pandemie digital. Ob Parookaville, Tomorrowland oder Wacken – alles findet Live und digital statt. 

Auch die Veranstalter von Sommerfesten und Roadshows mussten umdenken. So das Beispiel vom BVB. Die BVB-Fans haben sonst die Chance Ihren Verein während der BVB-Sommertour ganz nahe zu erleben. Dieses Jahr musste die Tour leider ausfallen. Wie die Sommerpause dank der MINTANO VIRTUAL BOOTH dennoch zum Highlight für alle BVB-Fans geworden ist, zeigt der Beitrag “So nutzt der BVB die Sommerpause”.

Die VIRTUAL BOOTH im Einsatz für den BVB

 

Virtuelle Messen

Mittlerweile ist es auch keine Überraschung mehr, dass keine Messen stattfinden können. Dafür finden sie aber digital statt! Virtuelle Messen bieten völlig neue Möglichkeiten. Zum Beispiel ist es möglich, seinen eigenen virtuellen 3D Messestand zu errichten der zeitunabhängig, ortsunabhängig, kosteneffizient, messbar und und umweltschonend ist. Außerdem kann man sich Zeit lassen, alle Angebote und Aussteller ohne Zeitdruck und Gedränge zu erkunden. Auch wenn die richtigen Messen wieder losgehen, kann ein virtueller Messestand ein erheblicher Vorteil sein um mit Kunden in Kontakt zu treten, die nicht direkt vor Ort sind. Ein Vorteil, den wohl kein Unternehmen mehr missen möchte. 

Auch das Erinnerungsfoto bleibt bei virtuellen Messen nicht aus. Die virtuelle Messe Equitana Open Air@HOME machts vor. Mithilfe einer virtuellen Fotobox können ganz leicht, Fotos von zu Hause aus erstellt und versendet werden. Die VIRTUAL BOOTH, ein neues innovatives Produkt, was sich ganz leicht in einer virtuellen Messe einbauen lässt und garantiert für Spaß und Abwechslung sorgt.

Bild von einer virtuellen Fotobox für virtuelle Messen

Equitana Open Air@Home

 

Fazit

Nicht mehr auszuschließen ist, dass virtuelle Events die Zukunft der Eventbranche sind. Man kann sagen, dass die Digitalisierung in der Eventbranche langsam aber sicher angekommen ist und nicht mehr wegzudenken ist, ob in Kombination mit persönlichen Events oder rein virtuell. Denn fest steht: mit dem Fortschritt der Technologien und der wachsenden Anzahl von Produkten werden virtuelle Events zukünftig eine größere Selbstverständlichkeit. Wir wissen alle den Wert von persönliche Interaktionen zu schätzen und das wird auch ein großer Bestandteil bleiben. Nun haben wir aber auch erfahren, dass es Zeiten gibt bei denen eine virtuelle Variante ein notwendiger Bestandteil wird. 

Wir sind jedenfalls gespannt auf die Zukunft und welche innovativen und kreativen Produkte und Veranstaltungen uns in der nächsten Zeit noch erwarten werden. 

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